Iepirkumi loģistikā: efektīvas apkalpošanas priekšnosacījums

Pastāv īpaši cieša saikne starp iepirkumiem loģistikā un uzņēmuma piedāvātajiem pakalpojumiem, jo ikvienam uzņēmumiem ir savlaikus jāsagādā resursi, kas nepieciešami darbību veikšanai. Iepirkumi ir saistīti ar nepārtrauktu piegāžu, materiālu un pakalpojumu plūsmu. Lai šī plūsma būtu efektīva, īpaši svarīgs posms ir pareiza krājumu pārvaldība.

Organizējot krājumu iepirkumus noliktavā, jums jāuzdod sev jautājums: kad man vajadzētu veikt pasūtījumu un cik daudz katras preces vienību man ir nepieciešams? Šajā rakstā mēs atbildēsim uz šiem jautājumiem, kā arī izskatīsim iepirkuma ciklu (jeb iepirkuma procesu) un sīki aprakstīsim tajā iesaistītās darbības.

Iepirkuma definīcija loģistikā

Iepirkumu definē kā loģistikas darbību, kas atbild par izejvielu vai preču piegādi noliktavai, loģistikas centram, ražotnei vai veikalam, lai nodrošinātu uzņēmējdarbības (ražošanas, izplatīšanas vai pārdošanas) pienācīgu veikšanu. Iepirkuma jēdziens loģistikā ir saistīts arī ar tādiem terminiem kā apgāde un iepirkšana.

No noliktavas viedokļa iepirkums ir saistīts ar pasūtījumu atjaunošanas punktu. Ja konkrētas noliktavas uzskaites vienības (SKU) krājumi ir mazāki par iepriekš noteikto līmeni (kas noteikts, piemēram, ar ekonomiskā pasūtījuma daudzuma (EOQ) formulu), lai novērstu krājumu iztrūkumu, kas varētu izraisīt pārdošanas apjomu samazināšanos, ir jāsagatavo pirkuma vai krājumu papildināšanas pasūtījums. Tāpēc iepirkumu pārvaldība ir īpaši svarīga uzņēmējdarbības attīstībai.

Iepirkuma cikls

Iepirkuma process jeb cikls aptver visas darbības no brīža, kad tiek veikts pirkums vai pieprasījums pēc krājumiem, līdz brīdim, kad prece tiek saņemta uzņēmumā (noliktavā, ražošanas centrā vai veikalā).

Šis cikls atšķiras atkarībā no tā, vai organizācija ir ražošanas/rūpniecības uzņēmums vai komercuzņēmums.

• Ražošanas vai rūpniecības uzņēmums: iepirkuma process savieno noliktavu ar ražošanas centru. Izejvielas tiek novietotas uz plauktiem, līdz tās ir nepieciešamas ražošanas līnijām. Kad izejvielas ir pārveidotas galaproduktā, tas tiek uzglabāts līdz nosūtīšanas brīdim.
• Komercuzņēmums: šajā gadījumā iepirkuma cikls ir vienkāršāks, jo uzglabājamās preces nav nekādā veidā jāmodificē. Uzņēmums iepērk un uzglabā jau gatavas preces, līdz tās tiek nosūtītas galapatērētājam, fiziskam veikalam vai citai noliktavai.

Kādas darbības ietver iepirkums?

Efektīvai iepirkumu veikšanai ir jāņem vērā šādas darbības:

• Vajadzību analīze. Kādi resursi uzņēmumam ir nepieciešami darbības veikšanai konkrētā laika posmā? Ir svarīgi noteikt, cik daudz materiālu, izejvielu un pakalpojumu ir nepieciešams, lai izgatavotu vai pārdotu preci.
• Iepirkšana. Veicot šo darījumu, tiek iegūts atbilstošs nepieciešamo resursu un pakalpojumu daudzums par iespējami zemāko cenu. Ir svarīgi izvēlēties piegādātāju, kas nodrošina ne tikai konkurētspējīgu cenu, bet arī saskaņoto kvalitāti un piegādes termiņus. Šajā gadījumā izšķirošais faktors ir izpildes laiks.
• Preču saņemšana un uzglabāšana. Resursi tiek nogādāti uz izkraušanas zonu un tiek novietoti uz plauktiem, līdz tie ir nepieciešami ražošanas līnijām. Gatavā produkcija arī tiek uzglabāta pēc izvešanas no ražošanas centra.
• Piegāde un nosūtīšana. Ražotni ir nepieciešams apgādāt ar nepieciešamajiem resursiem, lai garantētu netraucētu darbību. Tajā pašā laikā ir jānosūta preces, kas tiks piegādātas citai noliktavai vai fiziskam veikalam. Šajā brīdī efektivitāte ir īpaši svarīga: pārpalikums var radīt sastrēgumus, nemaz nerunājot par lielākām uzglabāšanas izmaksām.
• Krājumu pārvaldība. Lietpratīga krājumu pārvaldība tieši ietekmē visu iepirkuma ciklu veidojošo darbību caurlaides spēju.

Ar iepirkumu saistītās darbības attiecas uz vairākām uzņēmuma struktūrvienībām, sākot ar administrāciju un iepirkumu nodaļu, kas atbild par produktu iegādes plānošanu, un beidzot ar loģistikas komandu, kas nodrošina preču nosūtīšanu klientiem. Optimālu iepirkumu nodrošināšanai ir svarīgi organizēt un koordinēt katru no šīm darbībām.

Problēmas ar neefektīviem iepirkumiem

Ja iepirkumi netiek labi pārvaldīti, pastāv nopietnu problēmu risks. Visbiežāk sastopamās problēmas ir šādas:

• Krājumu iztrūkums. Nepietiekams krājumu daudzums nozīmē pārdošanas apjomu zaudēšanu, samazinātu produktivitāti vai, sliktākajā gadījumā, ražošanas dīkstāvi, jo trūkst šai darbībai nepieciešamo resursu. Ieteicams nodrošināt rezerves krājumus, kas ļaus risināt neparedzētus gadījumus, kas saistīti ar pieprasījuma izmaiņām, un tādējādi izvairīties no krājumu iztrūkuma.
• Lieki krājumi. Lieki krājumi veidojas, kad tiek iegādāto preču daudzums pārsniedz nepieciešamo, un tās kļūst par novecojušiem krājumiem, radot nevajadzīgas uzglabāšanas izmaksas.
• Atkarība no piegādātājiem. Tas parasti notiek, ja uzņēmumi izmanto iepirkumu metodi “tieši laikā”. Izmantojot šo metodi, preces tiek iegādātas tad, kad tās ir nepieciešamas. Tādējādi jebkādi neparedzēti starpgadījumi ar piegādātājiem ietekmē visu iepirkuma ciklu.

Visām problēmām, ko rada neefektīvi iepirkuma procesi, ir kopīgas sekas – ievērojams darbības izmaksu pieaugums. Laba iepirkumu pārvaldība dod iespēju piedāvāt pieejamākas cenas un labākus pakalpojumus, kā arī nodrošināt lielāku konkurētspēju.

Iepirkumi ar noliktavas pārvaldības sistēmu

Vai ir iespējams uzlabot iepirkumu pārvaldību, izmantojot noliktavas pārvaldības sistēmu (WMS)? Atbilde ir pārliecinošs “jā”. Lai efektīvi un izdevīgi pārvaldītu iepirkumus, uzņēmumam ir nepieciešama organizēta un koordinēta noliktava.

WMS ļauj pārvaldīt krājumu līmeņus, balstoties uz piegādes stratēģiju “tieši laikā”, kas sinhronizēta ar ražošanu vai saskaņota ar rezerves krājumiem.

Piemēram, Mecalux Easy WMS sistēma ietver moduli WMS ražošanai, kas garantē nepārtrauktu izejvielu piegādi ražošanas līnijām, jo tas sinhronizē piegādes un ražošanas buferus. Modulis ietver rūpīgu izejvielu stāvokļa un katrā posmā izmantotā precīzā daudzuma uzraudzību. Papildus daudzām citām funkcijām šajā modulī var pārvaldīt materiālu specifikāciju (BOM), kas ir konkrētas preces izgatavošanai nepieciešamo izejmateriālu, detaļu un instrumentu pilnīgs saraksts.

Tāpat sistēmā, kas savienota ar ražošanas pārvaldības sistēmu (Manufacturing Execution Sysem, MES), var ne tikai sinhronizēt noliktavas darbības ar ražošanas procesiem, lai nodrošinātu to apgādi, bet arī nodrošināt visu procesu izsekojamību un preču pārredzamību reālajā laikā.

Labākais palīgs piegādes ķēdē

Iepirkumu pārvaldība ir viens no svarīgākajiem uzdevumiem visā piegādes ķēdē. Krājumu pārvaldība, lai noteiktu, ar kādu krājumu apjomu ir jāstrādā, kā arī piegādes pasūtījumu biežumu, lai apmierinātu ražošanas vajadzības, ir sarežģītāka, nekā šķiet.

Mecalux piedāvā labākos loģistikas risinājumus gan uzglabāšanas, gan pārvaldības ziņā, lai nodrošinātu efektīvu iepirkumu pārvaldību. Ja jūsu izpratnē procesu digitalizācija ir vienlīdzīga uzņēmuma panākumiem un rentabilitātei, sazinieties ar Mecalux. Mēs palīdzēsim jums atrast loģistikas risinājumu, kas vislabāk atbilst jūsu vajadzībām.